Zeiterfassung - so funktioniert es!

Mit timelink soll die Zeiterfassung so einfach und unkompliziert wie möglich sein, denn jede Sekunde zählt. Das timelink Panel, sowie das virtuelle Bedienfeld in der Software verfügen über einige hilfreiche Tasten bzw. Funktionen, um deine Zeiterfassung zu vereinfachen. Diese werden im Folgenden erläutert, sowie wie die Zeiterfassung grundsätzlich funktioniert.

Hinweis: Tasten ohne Funktion sind in der jeweiligen Ansicht schwarz.

Du hast entweder bereits Kunden, Projekte und Leistungen in timelink erstellt oder eine Integration z.B. mit awork oder clocko:do durchgeführt? Falls deine Antwort nein lautet, erstelle zunächst wie im Kapitel Kunden, Projekte und Leistungen erläutert deine Stammdaten. Solltest du mit awork oder clocko:do arbeiten, findest du die entsprechende Erklärungen in den jeweiligen Kapiteln.

Play-Symbol

Auf dem Startbildschirm findest du das Play-Symbol. Direkt darunter werden dir die Kunden und Projekte angezeigt, die du zuletzt genutzt hast. Du kannst diese Ansicht im Konfigurationsmenü ganz nach deinen Wünschen anpassen – mehr dazu findest du hier. Standardmäßig ist die dargestellte Ansicht aktiv, auf deren Basis wir die folgenden Funktionen erklären.

Du hast nun mehrere Möglichkeiten deine Zeiterfassung zu starten. Du beginnst einen Zeiteintrag

• ohne jegliche Vorauswahl,
• mit der Auswahl des Kunden
• mit der Projektauswahl
• mit festgelegten Standard-Werten.

Zunächst die ganz freie Zeiterfassung über den Play-Button, also ohne jegliche Vorauswahl:

Sollte keiner der Kunden oder Projekte das passende für deine Zeiterfassung sein, so kannst du dir deine Kombination auch selbst erstellen. Hierzu drücke zunächst auf das Play-Symbol.

Hinweis: Sind bereits Werte vorausgefüllt (z.B. Kunde), hat dein Unternehmen Standard-Werte festgelegt. Du kannst diese Einstellungen jederzeit individuell überschreiben – mehr dazu findest du hier.

Nun musst du aus deiner bereits angelegten Liste zunächst einen Kunden auswählen. Es werden dir die 9 zuletzt verwendeten Kunden angezeigt. Bei mehr als 9 Einträgen kannst du mit der Pfeil-Taste blättern.

Alternativ kannst du auch die Sortierart wechseln: Mit Klick auf das Verlaufs-Symbol kannst du zur alphabetischen Sortierung wechseln. Ein erneuter Klick zeigt dir deine festgelegten Favoriten an.

Tipp: Du kannst die Sortierung der Auswahlseiten dauerhaft festlegen. Standardmäßig werden die zuletzt verwendeten Einträge angezeigt. Im Konfigurationsmenü kannst du die Sortierung nach deinen Wünschen einstellen. Wie du die Ansicht individuell anpassen kannst, findest du hier.

Mit der Kundenauswahl wechselt die Ansicht: Nun werden die zuletzt verwendeten Projekte die mit diesem Kunden (wird in der obersten Zeile farbig hinterlegt oder das hinterlegte Logo angezeigt) verknüpft sind angezeigt. Sollten mit diesem Kunden weniger als 8 Projekte verknüpft sein entsprechend weniger. Möchtest du kein Projekt auswählen, kannst du mit der Taste Kein Projekt wählen bzw. Zur Leistungsauswahl weiterspringen. Sofern mehr als 8 Projekte bei dem Kunden hinterlegt sind, kannst du auch hier blättern. Die Änderung der Sortierung ist auch in dieser Ebene möglich.

Mit Bestätigung wechselt die Ansicht erneut und Kunde, sowie Projekt sind nun farbig hinterlegt. Als letztes kannst du noch eine Tätigkeit festlegen. Wie schon bei der Kunden- und Projektauswahl werden auch die zuletzt verwendeten Tätigkeiten anzeigt. Auch hier hast du wieder die gewohnten Möglichkeiten: Blättern bzw. Sortierung ändern.

Mit der Bestätigung der Dienstleistung hast du deine Auswahl abgeschlossen und die Ansicht verändert sich ein letztes Mal. Nun zeigt dir das Bedienfeld die aktive Erfassung an. Du siehst den ausgewählten Kunden, das Projekt und die Dienstleistung in der oberen Zeile. Darunter wird dir angezeigt wie lange die Zeiterfassung bereits aktiv ist (2. Zeile).

Kundenauswahl

Du möchtest einen Zeiteintrag mit einem der vier Kunden in der Vorauswahl beginnen? Wähle den Kunden aus, indem du auf einen Kunden klickst. Die Ansicht verändert sich. Nun werden dir alle mit diesem Kunden verknüpften Projekte angezeigt.

Nun werden die zuletzt verwendeten Projekte die mit diesem Kunden (wird in der obersten Zeile farbig hinterlegt oder das hinterlegte Logo angezeigt) verknüpft sind angezeigt. Möchtest du kein Projekt auswählen, kannst du mit der Taste Kein Projekt wählen bzw. Zur Leistungsauswahl weiterspringen. Sofern mehr als 8 Projekte bei dem Kunden hinterlegt sind, kannst du auch hier blättern. Die Änderung der Sortierung ist auch in dieser Ebene möglich. Mit Bestätigung wechselt die Ansicht erneut und Kunde, sowie Projekt sind nun farbig hinterlegt. Solltest du anstatt einen Kunden, ein Projekt auswählen, wird der Kunde automatisch ausgefällt und du muss nur noch die Leistung wie im folgenden beschrieben auswählen.

Als letztes kannst du noch eine Tätigkeit festlegen. Wie schon bei der Kunden- bzw. Projektauswahl werden auch die zuletzt verwendeten Tätigkeiten anzeigt. Auch hier hast du wieder die gewohnten Möglichkeiten: Blättern bzw. Sortierung ändern. Mit der Bestätigung der Dienstleistung hast du deine Auswahl abgeschlossen und die Ansicht verändert sich ein letztes Mal. Nun zeigt dir das Bedienfeld die aktive Erfassung an. Du siehst den ausgewählten Kunden, das Projekt und die Dienstleistung in der oberen Zeile. Darunter wird dir angezeigt wie lange die Zeiterfassung bereits aktiv ist (2. Zeile).

Projektauswahl

Du möchtest einen Zeiteintrag mit einem der vier Projekte in der Vorauswahl beginnen? Wähle das Projekt aus und die Ansicht verändert sich.

Als letztes kannst du noch eine Tätigkeit festlegen. Wie schon bei der Kunden- und Projektauswahl werden auch die zuletzt verwendeten Tätigkeiten anzeigt. Auch hier hast du wieder die gewohnten Möglichkeiten: Blättern bzw. Sortierung ändern. Mit der Bestätigung der Dienstleistung hast du deine Auswahl abgeschlossen und die Ansicht verändert sich ein letztes Mal. Nun zeigt dir das Bedienfeld die aktive Erfassung an. Du siehst den ausgewählten Kunden, das Projekt und die Dienstleistung in der oberen Zeile. Darunter wird dir angezeigt wie lange die Zeiterfassung bereits aktiv ist (2. Zeile).

Standard-Werte

Zusätzlich zu den bisherigen Optionen kannst du die Zeiterfassung direkt mit deinen festgelegten Standard-Werten starten – egal ob sie unternehmensweit oder persönlich hinterlegt sind. Drücke einfach auf Play, und timelink übernimmt die gespeicherten Angaben automatisch. Anschließend hast du die Möglichkeit, weitere Felder zu ergänzen oder eine Notiz hinzuzufügen. Du möchtest wissen wie du Standad-Werte unternehmensweit oder persönlich festlegst? Dann klicke hier.

Identische Auswahl

Du möchtest genau die gleiche Erfassung erneut starten und sie vielleicht nur mit einer neuen Notiz versehen? Das ist mit timelink gar kein Problem. Dazu einfach die Verlauf-Taste in der rechten oberen Ecke drücken und die vorherige Zeiterfassung mit Kunde, Projekt und Leistungsart startet erneut.

Notiz hinzufügen

Du hast noch die Möglichkeit eine Notiz zur genaueren Beschreibung deiner Tätigkeit hinzufügen: drücke dazu auf die Sprechblase mit dem Plus. Ein Fenster öffnet sich und du kannst deinen Zeiteintrag vervollständigen. Zum Abschließen klicke auf speichern.

Sobald du eine Notiz hinzugefügt hast, ändert sich das "Plus"-Symbol in ein "Stift"-Symbol. Das zeigt an, dass bereits eine Notiz hinterlegt ist. Du kannst deine Notiz selbstverständlich jederzeit ändern.

Unterbrechungen

Jeder kennt es nur zu gut: Du arbeitest gerade konzentriert an einer Tätigkeit und das Telefon klingelt oder eine wichtige E-Mail kommt rein. Dank timelink hast du deine Erfassung nun erfolgreich gestartet, aber wie mit dieser Unterbrechung umgehen, ohne sie bei der Zeiterfassung zu vernachlässigen und somit bares Geld zu verlieren? Sobald du z.B. den Anruf angenommen hast kannst du deine aktuelle Tätigkeit mit der Unterbrechungs-Taste anhalten.

Die Ansicht seines Bedienfeldes wechselt in die Kundenauswahl. Nun kannst du wie oben beschrieben, deinen Kunden, dein Projekt und die Tätigkeit innerhalb von wenigen Sekunden festlegen. Möchtest du deiner Erfassung noch eine Notiz hinzufügen, kannst du dies auch hier mit der Taste Sprechblase mit dem Plus tun.

Sobald du z.B. den Telefon-Anruf beendet hast oder die E-Mail versendet, die Tätigkeit im Grunde abgeschlossen ist, hast du zwei Möglichkeiten in deiner Zeiterfassung fortzufahren:

• Du kannst du mit der durchgestrichenen Unterbrechungs-Taste die aktive Erfassung beenden. Du kehrst automatisch zur vorherigen Erfassung (Kunde, Projekt und Leistung) zurück. Die Unterbrechung wird vom System als beendet erkannt.
• Du beendest deine Unterbrechung mit dem Klick auf das Stopp-Symbol und kannst eine ganz neue Aufzeichnung beginnen. Die Unterbrechung, sowie deine Aufgabe vor der Unterbrechung werden im System als beendet erkannt.

Zeiterfassung beenden

Zum Beenden deiner Aufzeichnung, klicke auf das Stopp-Symbol. Du kehrst nun zum Startbildschirm zurück und kannst die nächste Erfassung starten.

Konfiguration Start- u. Auswahlbildschirm

Nachdem du nun weißt, wie du die Zeiterfassung über das Panel startest und einen Eintrag beginnst, geht es im nächsten Schritt um die Einstellungen. Dort kannst du das Panel so konfigurieren, dass es genau zu deinem Workflow passt:

Damit deine Zeiterfassung noch schneller und effizienter wird, kannst du deine Startseite individuell gestalten: Öffne im Menüpunkt Panel über das Zahnrad-Symbol (oben rechts) das Konfigurationsmenü.

Dort legst du fest, was in der mittleren und der dritten Zeile angezeigt werden soll. Wähle zunächst, ob Kunden (Benutzer-Icon) oder Projekte (Ordner-Icon) angezeigt werden. Danach bestimmst du die Sortierung: Zuletzt benutzte Einträge (Verlauf-Icon) oder Favoriten (Stern-Icon). Jede Zeile lässt sich individuell einrichten – oder du nutzt für beide die gleiche Einstellung, ganz nach deiner Arbeitsweise. Speichere deine Einstellungen oder verwirf sie durch Klick auf Abbrechen.

Eine weitere Einstellungsmöglichkeit des timelink-Panels betrifft die Anordnung der Auswahlansicht – also die Ansicht, die nach dem Start einer Zeiterfassung z.B. über den Play-Button erscheint. Diese findest du ebenfalls unter dem Menüpunkt Panel, mittels Klick auf das Zahnrad-Symbol (oben rechts). Hier kannst du individuell festlegen, wie die Sortierung in den Bereichen Kunde, Projekt und Leistung erfolgen soll: Zuletzt benutzte Einträge (Verlauf-Icon), Alphabetisch (A–Z-Icon) oder nach Favoriten (Stern-Icon). Jede Kategorie kannst du identisch oder unterschiedlich sortieren. Speichere deine Auswahl oder verwerfe sie mit Abbrechen.