Zeiterfassung mit dem virtuellen Panel

Mit timelink soll die Zeiterfassung so einfach und unkompliziert wie möglich sein, denn jede Sekunde zählt. Das virtuelle Bedienfeld in der Software verfügt über einige hilfreiche Tasten, um deine Zeiterfassung zu vereinfachen die im folgenden erläutert werden, sowie wie die Zeiterfassung grundsätzlich funktioniert.

Du hast entweder bereits Kunden, Projekte und Leistungen in timelink erstellt oder eine Integration z.B. mit awork oder clocko:do durchgeführt? Falls deine Antwort nein lautet, erstelle zunächst wie im Kapitel Kunden, Projekte und Leistungen erläutert deine Stammdaten. Solltest du mit awork oder clocko:do arbeiten, findest du die entsprechende Erklärungen in den jeweiligen Kapiteln.

Play-Symbol

Auf dem Startbildschirm findest du das Play-Symbol. In der zweiten Zeile stehen die Kunden und darunter die Projekte, die du zuletzt in deiner Zeiterfassung genutzt hast.

Du hast nun mehrere Möglichkeiten deine Zeiterfassung zu starten. Du beginnst einen Zeiteintrag

• ohne jegliche Vorauswahl,
• mit der Auswahl des Kunden
• mit der Projektauswahl.

Zunächst die ganz freie Zeiterfassung über den Play-Button, also ohne jegliche Vorauswahl:

Sollte keiner der Kunden oder Projekte das passende für deine Zeiterfassung sein, so kannst du dir deine Kombination auch selbst erstellen. Hierzu drücke zunächst auf das Play-Symbol.

Nun musst aus deiner bereits angelegten Liste zunächst einen Kunden auswählen. Es werden dir die 10 zuletzt verwendeten Kunden angezeigt. Sollte der passende nicht in der Auswahl erscheinen, so kannst du mittels Taste A-Z auf alle vorhandenen Kunden zurückgreifen und diese alphabetisch durchsuchen.

Mit der Kundenauswahl wechselt die Ansicht: Nun werden die 10 zuletzt verwendeten Projekte die mit diesem Kunden (wird in der obersten Zeile farbig hinterlegt oder das hinterlegte Logo angezeigt) verknüpft sind angezeigt. Sollten mit diesem Kunden weniger als 10 Projekte verknüpft sein entsprechend weniger. Möchtest du kein Projekt auswählen, kannst du mit der Taste Zur Dienstleistungsauswahl weiterspringen. Sofern mehr als 10 Projekte bei dem Kunden hinterlegt sind, hast du auch hier die Möglichkeit auf alle Projekte in alphabetischer Reihenfolge zuzugreifen.

Mit Bestätigung wechselt die Ansicht erneut und Kunde, sowie Projekt sind nun farbig hinterlegt. Als letztes kannst du noch eine Tätigkeit festlegen. Wie schon bei der Kunden- und Projektauswahl werden auch die 10 zuletzt verwendeten Tätigkeiten anzeigt. Solltest du hier nicht fündig werden, kannst hier ebenfalls in der Liste aller Dienstleistungen nach der passenden Leistungsart suchen.

Mit der Bestätigung der Dienstleistung hast du deine Auswahl abgeschlossen und die Ansicht verändert ein letztes Mal. Nun zeigt dir das Bedienfeld die aktive Erfassung an. Du siehst den ausgewählten Kunden, das Projekt und die Dienstleistung in der oberen Zeile. Darunter wird dir angezeigt wie lange die Zeiterfassung bereits aktiv ist (2. Zeile).

Kundenauswahl

Du möchtest einen Zeiteintrag mit einem der vier Kunden in der Vorauswahl beginnen? Wähle den Kunden aus, indem du auf einen Kunden klickst. Die Ansicht verändert sich. Nun werden die alle mit diesem Kunden verknüpften Projekte angezeigt.

Nun werden die 10 zuletzt verwendeten Projekte die mit diesem Kunden (wird in der obersten Zeile farbig hinterlegt oder das hinterlegte Logo angezeigt) verknüpft sind angezeigt. Sollten mit diesem Kunden weniger als 10 Projekte verknüpft sein entsprechend weniger. Möchtest du kein Projekt auswählen, kannst du mit der Taste Zur Leistungsauswahl weiterspringen. Sofern mehr als 10 Projekte bei dem Kunden hinterlegt sind, hast du auch hier die Möglichkeit auf alle Projekte in alphabetischer Reihenfolge zuzugreifen. Mit Bestätigung wechselt die Ansicht erneut und Kunde, sowie Projekt sind nun farbig hinterlegt. Solltest du anstatt einen Kunden, ein Projekt auswählen, wird der Kunde automatisch ausgefällt und du muss nur noch die Leistung wie im folgenden beschrieben auswählen.

Als letztes kannst du noch eine Tätigkeit festlegen. Wie schon bei der Projektauswahl werden auch die 10 zuletzt verwendeten Tätigkeiten anzeigt. Solltest du hier nicht fündig werden, kannst hier ebenfalls in der Liste aller Dienstleistungen nach der passenden Leistungsart suchen. Mit der Bestätigung der Dienstleistung hast du deine Auswahl abgeschlossen und die Ansicht verändert ein letztes Mal. Nun zeigt dir das Bedienfeld die aktive Erfassung an. Du siehst den ausgewählten Kunden, das Projekt und die Dienstleistung in der oberen Zeile. Darunter wird dir angezeigt wie lange die Zeiterfassung bereits aktiv ist (2. Zeile).

Projektauswahl

Du möchtest einen Zeiteintrag mit einem der vier Projekte in der Vorauswahl beginnen? Wähle das Projekt aus und die Ansicht verändert sich.

Es werden dir nun die zehn zuletzt verwendeten Tätigkeiten anzeigt. Solltest du hier nicht fündig werden, kannst hier in der Liste aller Services nach der passenden Leistungsart suchen. Mit der Bestätigung der Dienstleistung hast du deine Auswahl abgeschlossen und die Ansicht verändert ein letztes Mal. Nun zeigt dir das Bedienfeld die aktive Erfassung an. Du siehst den ausgewählten Kunden, das Projekt und die Dienstleistung in der oberen Zeile. Darunter wird dir angezeigt wie lange die Zeiterfassung bereits aktiv ist (2. Zeile).

Identische Auswahl

Du möchtest genau die gleiche Erfassung erneut starten und sie vielleicht nur mit einer neuen Notiz versehen? Das ist mit timelink gar kein Problem. Dazu einfach die Zurück-Taste in der rechten oberen Ecke drücken und die vorherige Zeiterfassung mit Kunde, Projekt und Leistungsart startet erneut.

Notiz hinzufügen

Du hast noch die Möglichkeit eine Notiz zur genaueren Beschreibung deiner Tätigkeit hinzufügen - drücke dazu auf die Sprechblase mit dem Plus. Ein Fenster öffnet sich und du kannst deinen Zeiteintrag vervollständigen. Zum Abschließen klicke auf speichern.

Sobald du eine Notiz hinzugefügt hast, ändert sich das "Plus"-Symbol in ein "Stift"-Symbol. Das zeigt an, dass bereits eine Notiz hinterlegt ist. Du kannst deine Notiz selbstverständlich jederzeit ändern.

Unterbrechungen

Jeder kennt es nur zu gut: Du arbeitest gerade konzentriert an einer Tätigkeit und das Telefon klingelt oder eine wichtige E-Mail kommt rein. Dank timelink hast du deine Erfassung nun erfolgreich gestartet, aber wie mit dieser Unterbrechung umgehen, ohne sie bei der Zeiterfassung zu vernachlässigen und somit bares Geld zu verlieren? Sobald du z.B. den Anruf angenommen hast kannst du deine aktuelle Tätigkeit mit der Unterbrechungs-Taste anhalten.

Die Ansicht seines Bedienfeldes wechselt in die Kundenauswahl. Nun kannst du wie oben beschrieben, deinen Kunden, dein Projekt und die Tätigkeit innerhalb von wenigen Sekunden festlegen. Möchtest du deiner Erfassung noch eine Notiz hinzufügen, kannst du dies auch hier mit der Taste Sprechblase mit dem Plus tun.

Sobald du z.B. den Telefon-Anruf beendet hast oder die E-Mail versendet, die Tätigkeit im Grunde abgeschlossen ist, hast du zwei Möglichkeiten in deiner Zeiterfassung fortzufahren:

• Du kannst du mit der durchgestrichenen Unterbrechungs-Taste die aktive Erfassung beenden. Du kehrst automatisch zur vorherigen Erfassung (Kunde, Projekt und Leistung) zurück. Die Unterbrechung wird vom System als beendet erkannt.
• Du beendest deine Unterbrechung mit dem Klick auf das Stopp-Symbol und kannst eine ganz neue Aufzeichnung beginnen. Die Unterbrechung, sowie deine Aufgabe vor der Unterbrechung werden im System als beendet erkannt.

Zeiterfassung beenden

Zum Beenden deiner Aufzeichnung, klicke auf das Stopp-Symbol. Du kehrst nun zum Startbildschirm zurück und kannst die nächste Erfassung starten.